中規模コンサート運営。初の開催編

ご依頼内容

基本的な依頼内容

アシスト・ジャパンはオーケストラのコンサートを運営から支援しました。会場キャパは2,000人。主なスタッフの業務はチケットもぎり、当日券販売、会場・座席案内です。

上記の業務は弊社ディレクターが管理を行い、適切な現場運営を務めました。

現場（イベント）の特徴と注意点

現場の特徴

• クライアント様は中規模のコンサートを初めて開催される団体であった
• お客様はご高齢の方も多く、残暑も残る季節であった。

注意点

• クライアント様が想定するポジション配置や人数に検討が必要
• 待機列の位置（屋外を避ける等）
• 会場内の動線確認

当日の流れ

1日のスケジュール

時間	活動内容
13:00	スタッフ集合、サインなどの設営レクチャー・設営開始
15:00	小休憩、チケット関係、誘導レクチャー開始。配置付け
16:00	開場
18:00	開演
20:00	終演・客だし
21:00	撤収開始
22:00	業務終了、撤収

業務のポイント

工夫したこと

• クライアント様立案の運営計画への理解。すり合わせ・ご提案
• 会場内に掲示するサイン類のご提案・作成
• お客様（中高年がメイン）層を想定した待機列の作成

全体管理について

本案件では下記のような業務を請け負い・遂行しました。

管理業務の内容

• マニュアル・サインなどの製作物作成
• チケットもぎり・当日券販売
• 座席案内
• その他・トラブル対応

マニュアル・サインなどの製作物作成

本案件ではクライアント様がご用意してくださっていたマニュアルを基に、スタッフ展開用へ書きおこしを行いました。

スタッフ展開用には写真や図を用いるなど、事前展開時にスタッフが読んでもイメージしやすいような構成にしました。

また、サイン作成時には視覚的に伝わりやすいデザインを心掛けると共に、クライアント様から希望のあったロゴの併記も行いました。

これらの作成時にはクライアント様へ内容の相違がないか確認を行います。

配布枚数の管理

配布枚数の管理は、1時間に1回程度何枚配られたかをまとめる方法と、最終的な配布枚数のみ管理する方法があります。長時間の配布では詳細な管理が必要ですが、短期集中で配布する場合は最終的な枚数だけを管理する方法が効率的です。

チケットもぎり・当日券対応

チケットもぎりでは、電子チケットに慣れていないお客様用に説明員を追加することで流動性を保っていました。

また、当日券販売時には金銭管理に注意を払い、誤差なく売り上げをお渡しします。

座席案内

客席は段差が多く、座席位置もわかりにくいためスタッフが丁寧に対応。また、公演中、演奏が行われている間はお客様のお邪魔にならないよう、途中入退場のお客様にはスタッフが付き適切なタイミングで扉を開閉。

結果

イベントの成功

今回のコンサートはクライアント様にとって初の開催規模でありましたが、大きなトラブルもなく終了することができました。お客様からのアンケートには素晴らしい演奏についてはもちろん、運営に対するお褒めの言葉もありがたいことに頂戴していた、と後日クライアント様よりご共有いただきました。

お客様の声

「初の開催規模であり、こちらが想定していない部分にもご提案頂いたおかげで無事に終了することが出来ました。次もお願いします」

現場（イベント）の雰囲気

• コンサートではあるが、落ち着いた雰囲気

スタッフ募集の人気度・配置

• スタッフの募集は非常に人気が高く、多くの応募がありました。
• 座席案内には特に丁寧かつイベントに慣れたスタッフを配置しました。

勤務スタッフの層

• 20代から30代の若いスタッフが中心
• 丁寧な接客が得意なスタッフを多く配置されました

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