概要
- 目的：特定業種の担当者に向けたSaaS製品の説明
- 種別：製品説明会
- 日程：2025年6月1日〜8月31日（3ヶ月間）
- 手配スタッフ：6名/日
- 担当エリア：東京・大阪・名古屋・仙台・福岡・広島
- ご依頼元：SaaS製品提供会社
目次
ご依頼内容
基本的な依頼内容
アシスト・ジャパンは特定業種の担当者を対象にした、SaaS製品のプロモーションのための説明会の運営業務を行いました。ご依頼元はSaaS製品を提供する行政法人様で、スタッフを各地6名配置すると共に、会場の選定・参加募集から案内送付などの事務局対応を行いました。期間は2025年6月1日から8月31日までの3ヶ月間です。
依頼の特徴と対応
依頼の特徴
- 当日だけではなく会場の選定、予約受付、案内送付など事務局対応を含む業務を受託
- 東京・大阪と弊社拠点エリア外の地域にも対応
注意点
- 一斉メール配信ツール、議事録作成ツールなど必要システムを弊社にて導入
- 参加者からの質問など、弊社にて取りまとめ、回答
- 弊社拠点エリア外も協力会社と連携することで対応。弊社責任者は現地まで帯同しました
案件の流れ
受託から本番日までの流れ
| 時間 | 活動内容 |
|---|---|
| 受託前～決定 | ご依頼内容のヒアリングおよび要綱のすり合わせ。見積提出 |
| 事務局開設準備 | 必用ツールの導入。案内状（メール）の作成 |
| 事務局開設 | ターゲット事業者に向けた案内メールの送付・回収。予約完了メールの送付や質問回答 |
| 事務局運営中 | 開催会場との折衝、資材や人員手配などの準備 |
| 本番日 | 当日の会場運営 |
| 本番後 | 議事録の作成・提出。別日開催に向けた事務局運営 |
本番日のスケジュール
| 時間 | 活動内容 |
|---|---|
| 08:00 | スタッフ集合、レクチャー開始 |
| 08:30 | リハーサル |
| 9:00 | 受付開始 |
| 10:00 | 説明会開始 |
| 11:00 | 説明会終了。個別の相談会開始 |
| 12:00 | 午前の部終了。昼休憩 |
| 13:00 | 午後の部受付開始。以降、終了まで午前の部と同様のスケジュールで進行 |
| 16:00 | 午後の部終了。撤収作業開始 |
| 17:00 | 完全撤収。解散 |
運営のポイント
事務局運営
- 受託前に必要業務の洗い出しや擦り合わせなど、弊社-クライアント間で重大な齟齬が発生しないよう念入りなヒアリングを行う
- 高騰する人件費を削減できるようなビジネスツールの積極導入（今回は録音機能付きの自動文字起こしツール）
- 事務局開設前より問合せ対応方法などの、効率的な運営ルールの作成
当日運営について
- 参加者が迷わないよう会場付近へのスタッフ配置
- クローク対応のオペレーション作成
- 議事録作成方法のスタッフへの落とし込み
結果
説明会の成功
全体の説明会はもちろん、説明会後に行われた個別の相談会は自由参加にも関わらず、ほとんどの参加者が出席されました。システムの導入数などの成果は開催後のクライアント様と参加者様同士のお話合いの結果を待つのみですが、商談は概ね良好に進んでいるそうです。
お客様の声
「これまで社内で行っていた説明会の事務局業務を丸ごと委託できたことにより、社員の負担を減らすことができました。浮いたリソースは説明会や相談会への準備に回すことができるので、各自が万全の状態で本番を迎えられたこともアシスト・ジャパンへ依頼してよかった点です」（クライアント担当者）
当日スタッフ手配のポイント
- 受付・案内に適した丁寧な接客ができるか
- 議事録作成（その場での速記）に対応可能な応用性があるか
現場（説明会）の雰囲気
- 参加者からの活発な状況共有が行われていた
勤務スタッフの層
- 20代から30代の若いスタッフが中心
- 明るく元気なだけではなく、丁寧かつ応用力のあるスタッフ
説明会や事務局運営なら実績豊富なアシスト・ジャパンにお任せください！
当日のイベント運営に注力してきたアシスト・ジャパンですが、イベント開催に向けた事務局運営も受託可能でございます。まだまだリソースは多くありませんので、時期やタイミングによってはお断りすることもあるかもしれませんが、ぜひお気軽にご相談いただけますと幸いです。
